Virkailijaohjesääntö

1 § Sääntöjen mukaan osakunnan varsinaiset virkailijat ovat

• toiminnanjohtaja
• taloudenhoitaja
• sihteeri
• neljä neuvosta
• fuksimajuri
• isäntä
• emäntä
• päätoimittaja
• kaksi toiminnantarkastajaa ja kaksi varatoiminnantarkastajaa

2 § Muita osakunnan virkailijoita ovat

• tietotekniikkasihteeri
• huvipäällikkö
• maakuntasihteeri
• kansainvälisten asioiden sihteeri
• kulttuurisihteeri
• opintosihteeri
• urheiluohjaaja
• kappalainen
• seniorisihteeri
• laulunjohtaja ja varalaulunjohtajat
• musiikkimestari
• valokuvaaja
• vaalipäällikkö
• vuosijuhlamestari
• talakkunamestari
• amiraali
• historioitsija
• ympäristövastaava
• lipunkantajat ja varalipunkantajat
• apuisännät
• apuemännät

Muihin virkoihin voidaan tehtävien hoidon niin vaatiessa valita useampikin kuin yksi osakunnan jäsen. Muihin virkoihin voidaan erityisestä syystä valita myös osakunnan entinen jäsen.

Osakunnan kokous voi poikkeustapauksessa jättää muita kuin varsinaisia virkoja täyttämättä.

3 § Virkailijoiden toimikausi

Ellei tässä ohjesäännössä toisin määrätä, on muiden virkailijoiden toimikausi yksi kalenterivuosi. Muut virkailijat pyritään valitsemaan hyvissä ajoin ennen toimikautensa alkua.

Mikäli virkailija eroaa kesken toimikautensa, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti osakuntaneuvostolle.

4 § Toiminnanjohtaja

Toiminnanjohtajan tehtäviä ovat muun muassa

1. osakunnan toiminnan koordinointi,
2. osakunnan tilojen käytön hallinnointi yhdessä isännän ja muiden samoissa
3. tiloissa toimivien tahojen kanssa,
4. osakunnan jäsen- ja avainrekistereiden ylläpito,
5. sähköinen tiedottaminen osakunnan asioista ja internetsivujen ylläpito yhdessä tietotekniikkasihteerin kanssa,
6. toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman valmistelu osakunnan kokouksen hyväksyttäviksi,
7. yhteydenpito ylioppilaskuntaan, ja
8. muut osakunnan yleiseen toimintaan liittyvät tehtävät, joita ei ole osoitettu jollekin muulle virkailijalle.

Jos kuraattori kesken kauden joutuu äkillisesti luopumaan tehtävistään, toimii toiminnanjohtaja kuraattorin varahenkilönä, kunnes uusi kuraattori saadaan valittua.

Toiminnanjohtajan toimikausi on kaksi kalenterivuotta.

5 § Taloudenhoitaja

Taloudenhoitajan tehtävänä on

1. osakuntaneuvoston valtuuttamana hoitaa osakunnan taloutta,
2. tehdä taloudenhoidostaan tilinpäätös siten kuin sääntöjen 61 §:ssä määrätään,
3. pitää luetteloa osakunnan irtaimesta omaisuudesta,
4. osakuntaneuvoston valtuuttamana valvoa osakunnan kerhojen taloudenpitoa,
5. osakuntaneuvoston valtuuttamana valvoa juhlarahaston, isännän kassan ja muiden osakunnan rahastojen taloudenpitoa,
6. hoitaa muut taloudenhoitoon liittyvät tehtävät, ja
7. esitellä budjettiseuranta neuvostolle vähintään kaksi kertaa kalenterivuodessa.

Taloudenhoitajan toimikausi on kaksi kalenterivuotta.

6 § Sihteeri

Sihteerin tehtävänä on

1. laatia pöytäkirja osakunnan ja osakuntaneuvoston kokouksista,
2. huolehtia osakunnan kokousten ilmoittamisesta ja esityslistan nähtäville asettamisesta ennen kokouksen alkua,
3. antaa tarvittavat pöytäkirjanotteet,
4. pitää hallussaan ajantasaisia kappaleita osakunnan säännöistä ja ohjesäännöistä sekä pitää luetteloa pysyväispäätöksistä, ja
5. huolehtia sellaisesta osakunnan kirjeenvaihdosta, joka ei kuulu minkään muun virkailijan vastuualueeseen.

7 § Neuvokset

Neuvosten tehtävänä osakuntaneuvoston jäseninä on ohjata ja valvoa osakunnan toimintaa ja tiedotusta. Lisäksi neuvosten tehtävänä on edustaa osakuntaa ja huolehtia suhteista osakunnalle tärkeisiin tahoihin.

Neuvoksille voidaan antaa vastuualueita.

8 § Fuksimajuri

Fuksimajurin tehtävänä on yhteistyössä muiden osakuntien kanssa ottaa yhteyttä uusiin opiskelijoihin, perehdyttää osakunnan uudet jäsenet osakunnan toimintaan ja historiaan sekä pitää heihin yhteyttä.

Fuksimajurin toimikausi on yksi lukuvuosi.

Fuksimajuri kutsuu avukseen fuksitoimikunnan, joka järjestää fukseille ohjelmaa.

9 § Isäntä

Isännän tehtävänä on

1. yhdessä emännän kanssa huolehtia osakunnan tilaisuuksien käytännön järjestelyistä,
2. huolehtia osakunnan omissa tiloissaan järjestämien tilaisuuksien valvonnasta,
3. huolehtia huoneiston asianmukaisesta siisteydestä yhdessä emännän ja muiden tilaa käyttävien järjestöjen kanssa, sekä
4. raportoida huoneiston irtaimiston kunnostustarve osakuntaneuvostolle.

Isännällä on oikeus käyttää isännän tiliä tehtäviensä hoitamiseen.

10 § Emäntä

Emännän tehtävänä on

1. vastata osakunnan järjestämien tilaisuuksien ja kokousten ruokatarjoilusta, ja
2. huolehtia osakuntahuoneiston asianmukaisesta siisteydestä yhdessä isännän ja muiden tilaa käyttävien järjestöjen kanssa.

11 § Päätoimittaja

Päätoimittaja vastaa osakunnan Susj-lehden toimittamisesta. Päätoimittaja kutsuu avukseen toimituskunnan.

12 § Tietotekniikkasihteeri

Tietotekniikkasihteerin tehtävänä on ylläpitää osakunnan tietokoneita, sähköpostilistoja, sähköistä arkistoa, www-sivuja ja muita vastaavia laitteita ja järjestelmiä sekä huolehtia tietoturvasta ja varmuuskopioinnista osakunnan tietokoneissa.

Tietotekniikkasihteeri toimii osakunnan tietosuojavastaavana. Tietotekniikkasihteeri tekee yhteistyötä valvontaviranomaisten kanssa ja seuraa, että osakunnassa noudatetaan tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

13 § Huvipäällikkö

Huvipäällikkö toimii isännän, emännän ja toiminnanjohtajan apuna ja järjestää ohjelmaa osakunnan tilaisuuksiin.

Huvipäällikkö johtaa huvitoimikuntaa, joka suunnittelee ja organisoi osakunnan säännöllisen toiminnan ulkopuolella olevia tapahtumia ja ekskursioita. Huvitoimikunnan pysyviä jäseniä ovat osakunnan kulttuurisihteeri, urheiluohjaaja, musiikkimestarit ja kappalainen.

14 § Maakuntasihteeri

Maakuntasihteerin tehtävänä on huolehtia osakunnan suhteista maakuntaan ja sen edustajiin. Hän huolehtii osakunnan vaakunakokoelman kunnosta ja siisteydestä. Maakuntasihteeri voi kutsua avukseen kotiseututoimikunnan.

15 § Kansainvälisten asioiden sihteeri

Kansainvälisten asioiden sihteerin tehtävänä on

1. hoitaa osakunnan ulkomaansuhteita, erityisesti suhteita ulkomaisiin ystävyysjärjestöihin, sekä käydä tähän liittyvää kirjeenvaihtoa,
2. huolehtia osakunnan ulkomaalaisten vieraiden ohjelmasta ja majoituksesta,
3. pitää yhteyttä osakunnan ulkomaalaisiin jäseniin,
4. kehittää osakunnan ulkomaan suhteita, ja
5. edustaa osakuntaa osakunnan ja senioreiden yhteisessä kansainvälisten asioiden toimikunnassa.

16 § Kulttuurisihteeri

Kulttuurisihteerin tehtävänä on järjestää osakuntalaisille avartavaa ja virkistävää kulttuuritoimintaa.

Kulttuurisihteeri voi kutsua avukseen kulttuuritoimikunnan. Kulttuurisihteeri kuuluu pysyvänä jäsenenä huvitoimikuntaan.

17 § Opintosihteeri

Opintosihteerin tehtävänä on suunnitella ja järjestää akateemisten alojen esittelyä yhdessä yliopiston opiskelijarekrytoinnin kanssa sekä kertoa opiskeluun ja opintojen aloittamiseen liittyvistä asioista osakuntalaisille ja maakunnan lukiolaisille. Opintosihteerin toimikausi on yksi lukuvuosi. Opintosihteeri voi kutsua avukseen opintotoimikunnan.

Opintosihteeri järjestää myös osakuntalaisten edunvalvontaa opintoasioissa ja tuo osakuntalaisten tietoon opintoihin liittyviä ajankohtaisia asioita.

18 § Urheiluohjaaja

Urheiluohjaajan tehtävä on järjestää liikunnallista ja penkkiurheilullista toimintaa osakuntalaisille.

Urheiluohjaaja voi kutsua avukseen urheilutoimikunnan. Urheiluohjaaja kuuluu pysyvänä jäsenenä huvitoimikuntaan.

19 § Kappalainen

Kappalaiseksi valitaan joku uskontoihin tai maailmankatsomuksiin perehtynyt osakuntalainen. Kappalainen vihkii kunkin lukukauden isännän ja emännän sekä järjestää maailmankatsomuksellisesti avartavaa toimintaa osakuntalaisille

Kappalainen kuuluu pysyvänä jäsenenä huvitoimikuntaan.

20 § Seniorisihteeri

Seniorisihteerin tehtävänä on pitää yhteyttä osakunnan entisiin jäseniin ja Savolaisen Osakunnan Seniorit ry:hyn. Seniorisihteeri edustaa osakuntaa osakunnan ja senioreiden yhteisessä kansainvälisten asioiden toimikunnassa.

21 § Laulunjohtaja

Laulunjohtajan tehtävänä on johtaa yhteislaulua osakunnan tilaisuuksissa. Laulunjohtajan avuksi voidaan valita varalaulunjohtajia.

22 § Musiikkimestari

Musiikkimestarin tehtävänä on huolehtia osakunnan tapahtumissa soitettavasta musiikista sekä isännän kanssa huolehtia osakunnan äänentoistolaitteista.

Musiikkimestareita valitaan mielellään kaksi. Musiikkimestarit kuuluvat pysyvänä jäsenenä huvitoimikuntaan.

23 § Valokuvaaja

Valokuvaajan tehtävänä on tallentaa osakunnan toimintaa valokuvin ja videoleikkein, huolehtia osakunnan valokuvakokoelmasta ja tehdä toimikaudeltaan kooste osakunnan arkistoon.

24 § Vaalipäällikkö

Vaalipäällikön tehtävänä on huolehtia osakunnan osallistumisesta Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan edustajiston vaaleihin. Vaalipäällikköjä valitaan mielellään kaksi

Vaalipäällikkö valitaan vaaleja edeltävän lukukauden aikana.

25 § Vuosijuhlamestari

Vuosijuhlamestari valitaan syyslukukauden alussa. Vuosijuhlamestarin tehtävänä on vastata osakunnan vuosijuhlan järjestämisestä.

Vuosijuhlamestarilla on osakunnan juhlarahaston tilinkäyttöoikeudet juhlan järjestämiseksi. Vuosijuhlamestarin on esitettävä osakuntaneuvoston hyväksyttäväksi juhlan talousarvio viimeistään kuukautta ennen vuosijuhlaa ja tuloslaskelma viimeistään kolme kuukautta vuosijuhlan jälkeen.

Vuosijuhlamestari kutsuu avukseen vuosijuhlatoimikunnan.

26 § Talakkunamestari

Talakkunamestari valitaan kevätlukukaudella.

Talakkunamestarin tehtävänä on vastata talakkunajuhlan järjestämisestä.

Talakkunamestarilla on osakunnan juhlarahaston tilinkäyttöoikeudet juhlan järjestämiseksi. Talakkunamestarin on esitettävä osakuntaneuvoston hyväksyttäväksi juhlan talousarvio viimeistään kuukautta ennen juhlaa ja tuloslaskelma viimeistään kolme kuukautta juhlan jälkeen.

Talakkunamestari kutsuu avukseen talakkunatoimikunnan.

27 § Amiraali

Amiraaliksi valitaan viimeistään kevätlukukauden alussa joku vanhempi osakunnan jäsen tai entinen jäsen.

Amiraalin tehtävänä on vastata tervahöyryretken järjestämisestä.

Amiraalilla on osakunnan juhlarahaston tilinkäyttöoikeudet retken järjestämiseksi. Amiraalin on esitettävä osakuntaneuvoston hyväksyttäväksi retken talousarvio kevätlukukauden aikana ja tuloslaskelma viimeistään kolme kuukautta retken jälkeen.

Amiraali kutsuu avukseen tervahöyrytoimikunnan.

28 § Historioitsija

Historioitsijan tehtävänä on huolehtia osakunnan toiminnan taltioimisesta. Historioitsija laatii selostuksia ja kertomuksia osakunnan tapahtumista sekä tallentaa osakunnan tapahtumiin liittyvää aineistoa. Historioitsijan tehtävänä on myös hoitaa ja täydentää osakunnan arkistoa ja kirjastoa ja pitää niistä ajan tasalla olevaa luetteloa.

29 § Lipunkantajat ja varalipunkantajat

Osakunnalla on kaksi lipunkantajaa ja kaksi varalipunkantajaa. Heidän tehtävänään on kantaa osakunnan lippua ja toimia airuiden tehtävissä osakunnan vuosijuhlassa, itsenäisyyspäivänä, yliopiston avajaisissa ja vuosipäivänä sekä muissa tilaisuuksissa, jossa osakunnan lippua tarvitaan. Lipunkantajat huolehtivat osakunnan lippujen sekä airutnauhojen siisteydestä.

30 § Apuisännät

Apuisäntien tehtävänä on avustaa isäntää tämän toimissa.

31 § Apuemännät

Apuemäntien tehtävänä on avustaa emäntää tämän toimissa.

32 § Ympäristövastaava

Ympäristövastaavan tehtävänä on huolehtia, että osakunnalla huomioidaan ympäristökysymykset osakunnan toimintaa suunniteltaessa ja uusia hankintoja tehtäessä. Ympäristövastaava päivittää osakunnan ympäristöohjelmaa tarvittaessa.

33 § Osakunnan valitsemat edustajat

Osakunnan kokous voi nimetä edustajia toimielimiin ja valtuustoihin, joissa mukana olemalla osakunta edistää sääntöjen mukaista tarkoitustaan.

Edustajan tehtävänä on toimia osakunnan yhteyshenkilönä, tuoda kokous- ja valtuustokuulumisia osakuntaneuvoston tietoon sekä edistää sidosryhmäyhteistyötä osakunnan kokouksen ja osakuntaneuvoston asettamissa rajoissa.