Virkailijaohjesääntö

1 § Sääntöjen mukaan osakunnan varsinaiset virkailijat ovat

toiminnanjohtaja
taloudenhoitaja
sihteeri
neljä neuvosta
fuksimajuri
isäntä
emäntä
päätoimittaja
kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa.
2 § Muita osakunnan virkailijoita ovat
tietotekniikkasihteeri
huvipäällikkö
maakuntasihteeri
kansainvälisten asioiden sihteeri
kulttuurisihteeri
opintosihteeri
urheiluohjaaja
kappalainen
seniorisihteeri
laulunjohtaja ja varalaulunjohtajat
musiikkimestari
valokuvaaja
vaalipäällikkö
vuosijuhlamestari
talakkunamestari
amiraali
historioitsija
ympäristövastaava
lipunkantajat ja varalipunkantajat
apuisännät
apuemännät

Muihin virkoihin voidaan tehtävien hoidon niin vaatiessa valita useampikin kuin yksi osakunnan jäsen. Muihin virkoihin voidaan erityisestä syystä valita myös osakunnan entinen jäsen.
Osakunnan kokous voi poikkeustapauksessa jättää muita kuin varsinaisia virkoja täyttämättä.

3 § Ellei tässä ohjesäännössä toisin määrätä, on muiden virkailijoiden toimikausi yksi kalenterivuosi. Muut virkailijat pyritään valitsemaan hyvissä ajoin ennen toimikautensa alkua.
Mikäli virkailija eroaa kesken toimikautensa, on hänen ilmoitettava siitä etukäteen kirjallisesti osakuntaneuvostolle

4 § Toiminnanjohtaja

Toiminnanjohtajan tehtäviä ovat muun muassa
1. osakunnan toiminnan koordinointi
2. osakunnan tilojen käytön hallinnointi yhdessä isännän ja muiden samoissa tiloissa toimivien tahojen kanssa
3. osakunnan jäsen- ja avainrekistereiden ylläpito
4. sähköinen tiedottaminen osakunnan asioista, internetsivujen ylläpito yhdessä tietotekniikkasihteerin kanssa
5. toimintakertomuksen ja toimintasuunnitelman valmistelu osakunnan kokouksen hyväksyttäviksi
6. muut osakunnan yleiseen toimintaan liittyvät tehtävät, joita ei ole osoitettu jollekin muulle virkailijalle
7. Jos kuraattori kesken kauden joutuu äkillisesti luopumaan tehtävistään, toimii toiminnanjohtaja kuraattorin varahenkilönä kunnes uusi kuraattori saadaan valittua

Toiminnanjohtajan toimikausi on kaksi kalenterivuotta

5 § Taloudenhoitaja

Taloudenhoitajan tehtävänä on
1. osakuntaneuvoston valtuuttamana hoitaa osakunnan taloutta
2. tehdä taloudenhoidostaan tilinpäätös siten kuin sääntöjen 61 §:ssä määrätään
3. pitää luetteloa osakunnan irtaimesta omaisuudesta
4. osakuntaneuvoston valtuuttamana valvoa osakunnan kerhojen taloudenpitoa
5. osakuntaneuvoston valtuuttamana valvoa juhlarahaston, isännän kassan ja muiden osakunnan rahastojen taloudenpitoa
6. hoitaa muut taloudenhoitoon liittyvät tehtävät
7. Taloudenhoitajan tulee esitellä budjettiseuranta neuvostolle vähintään kaksi kertaa kalenterivuodessa.

Taloudenhoitajan toimikausi on kaksi kalenterivuotta.

6 § Sihteeri

Sihteerin tehtävänä on
1. laatia pöytäkirja osakunnan ja osakuntaneuvoston kokouksista
2. huolehtia osakunnan kokousten ilmoittamisesta ja esityslistan nähtäville asettamisesta ennen kokouksen alkua
3. antaa tarvittavat pöytäkirjanotteet
4. pitää halussaan ajantasaisia kappaleita osakunnan säännöistä ja     ohjesäännöistä sekä pitää luetteloa pysyväispäätöksistä
5. huolehtia sellaisesta osakunnan kirjeenvaihdosta, joka ei kuulu minkään muun virkailijan vastuualueeseen.

7 § Neuvokset

Neuvosten tehtävänä osakuntaneuvoston jäseninä on ohjata ja valvoa osakunnan toimintaa ja tiedotusta. Lisäksi neuvosten tehtävänä on edustaa osakuntaa ja huolehtia suhteista osakunnalle tärkeisiin tahoihin.
Neuvoksille voidaan antaa vastuualueita.

8 § Fuksimajuri

Fuksimajurin tehtävänä on yhteistyössä muiden osakuntien kanssa ottaa yhteyttä uusiin opiskelijoihin, perehdyttää osakunnan uudet jäsenet osakunnan toimintaan ja historiaan sekä pitää heihin yhteyttä.
Fuksimajurin toimikausi on yksi lukuvuosi.
Fuksimajuri kutsuu avukseen fuksitoimikunnan, joka järjestää yhdessä fukseille ohjelmaa

9 § Isäntä
Isännän tehtävänä on
1. huolehtia osakunnan omissa tiloissaan järjestämien tilaisuuksien valvonnasta
2. huoneiston asianmukaisesta siisteydestä, ja raportoida huoneiston irtaimiston kunnostustarve osakuntaneuvostolle
3. isännän tehtävänä on yhdessä emännän kanssa huolehtia osakunnan tilaisuuksien käytännön järjestelyistä
Isännällä on oikeus käyttää isännän tiliä tehtäviensä hoitamiseen

10 § Emäntä

Emännän tehtävänä on
1. osakunnan järjestämien tilaisuuksien ja kokousten ruokatarjoilusta
2. huolehtia osakuntahuoneiston asianmukaisesta siisteydestä yhdessä isännän kanssa

11 § Päätoimittaja

Päätoimittaja vastaa osakunnan Susj-lehden toimittamisesta.
12 § Tietotekniikkasihteeri

Tietotekniikkasihteerin tehtävänä on ylläpitää osakunnan tietokoneita, sähköpostilistoja, uutisryhmiä, sähköistä arkistoa, www-sivuja ja muita vastaavia laitteita ja järjestelmiä sekä huolehtia tietoturvasta ja varmuuskopioinnista osakunnan tietokoneissa

13 § Huvipäällikkö

Huvipäällikkö järjestää ohjelmaa osakunnan tilaisuuksiin.
Huvipäällikkö voi kutsua avukseen huvitoimikunnan

14 § Maakuntasihteeri

Maakuntasihteerin tehtävänä on huolehtia osakunnan suhteista maakuntaan ja sen edustajiin. Hän huolehtii osakunnan vaakunakokoelman kunnosta ja siisteydestä. Maakuntasihteeri voi kutsua avukseen kotiseututoimikunnan

15 § Kansainvälisten asioiden sihteeri

Kansainvälisten asioiden sihteerin tehtävänä on
1. hoitaa osakunnan ulkomaan suhteita, erityisesti suhteita ulkomaisiin ystävyysjärjestöihin, sekä tähän liittyvää kirjeenvaihtoa
2. huolehtia osakunnan ulkomaalaisten vieraiden ohjelmasta ja majoituksesta
3. pitää yhteyttä osakunnan ulkomaalaisiin jäseniin
4. kehittää osakunnan ulkomaan suhteita
5. edustaa osakuntaa osakunnan ja senioreiden yhteisessä kansainvälisten asioiden toimikunnassa.

Kansainvälisten asioiden sihteeri voi kutsua avukseen kansainvälisten asioiden toimikunnan.

16 § Kulttuurisihteeri

Kulttuurisihteerin tehtävänä on järjestää osakuntalaisille avartavaa ja virkistävää kulttuuritoimintaa.
Kulttuurisihteeri voi kutsua avukseen kulttuuritoimikunnan

17 § Opintosihteeri

Opintosihteerin tehtävänä on suunnitella ja järjestää akateemisten alojen esittelyä yhdessä yliopiston opiskelijarekrytoinnin kanssa sekä kertoa opiskeluun ja opintojen aloittamiseen liittyvistä asioista maakunnan lukiolaisille. Opintosihteerin toimikausi on yksi lukuvuosi. Opintosihteeri voi kutsua avukseen opintotoimikunnan

18 § Urheiluohjaaja

Urheiluohjaajan tehtävä on järjestää liikunnallista toimintaa osakuntalaisille. Urheiluohjaaja voi kutsua avukseen urheilutoimikunnan

19 § Kappalainen

Kappalaiseksi valitaan joku uskonnolliseen toimintaan perehtynyt osakuntalainen. Kappalainen vihkii kunkin lukukauden isännän ja emännän sekä järjestää hengellistä toimintaa osakuntalaisille.

20 § Seniorisihteeri

Seniorisihteerin tehtävänä on pitää yhteyttä osakunnan entisiin jäseniin ja Savolaisen Osakunnan Seniorit ry:hyn. Seniorisihteeri edustaa osakuntaa osakunnan ja senioreiden yhteisessä kansainvälisten asioiden toimikunnassa..

21 § Laulunjohtaja

Laulunjohtajan tehtävänä on johtaa yhteislaulua osakunnan tilaisuuksissa. Laulunjohtajan avuksi voidaan valita varalaulunjohtajia.

22 § Musiikkimestari

Musiikkimestarin tehtävänä on huolehtia osakunnan juhlissa soitettavasta musiikista sekä isännän kanssa osakunnan äänitteistä ja äänentoistolaitteista. Musiikkimestareita valitaan mielellään kaksi.

23 § Valokuvaaja

Valokuvaajan tehtävänä on tallentaa osakunnan toimintaa valokuvin, huolehtia osakunnan valokuvakokoelmasta ja tehdä toimikaudeltaan valokuvakirja tai -albumi osakunnan arkistoon.

24 § Vaalipäällikkö

Vaalipäällikön tehtävänä on huolehtia osakunnan osallistumisesta Helsingin Yliopiston ylioppilaskunnan edustajiston vaaleihin. Vaalipäällikköjä valitaan mielellään kaksi.
Vaalipäällikkö valitaan vaaleja edeltävän lukukauden aikana

25 § Vuosijuhlamestari

Vuosijuhlamestariksi valitaan syyslukukauden alussa. Vuosijuhlamestarin tehtävänä on vastata osakunnan vuosijuhlan järjestämisestä.
Vuosijuhlamestarilla on osakunnan juhlarahaston tilinkäyttöoikeudet juhlan järjestämiseksi. Vuosijuhlamestarin on esitettävä osakuntaneuvoston hyväksyttäväksi juhlan talousarvio viimeistään kuukautta ennen vuosijuhlaa ja tuloslaskelma viimeistään kolme kuukautta vuosijuhlan jälkeen.
Vuosijuhlamestari kutsuu avukseen vuosijuhlatoimikunnan.

26 § Talakkunamestari

Talakkunamestariksi valitaan kevätlukukaudella.
Talakkunamestarin tehtävänä on vastata talakkunajuhlan järjestämisestä.
Talakkunamestarilla on osakunnan juhlarahaston tilinkäyttöoikeudet juhlan järjestämiseksi. Talakkunamestarin on esitettävä osakuntaneuvoston hyväksyttäväksi juhlan talousarvio viimeistään kuukautta ennen juhlaa ja tuloslaskelma viimeistään kolme kuukautta juhlan jälkeen.
Talakkunamestari kutsuu avukseen talakkunatoimikunnan.

27 § Amiraali

Amiraaliksi valitaan viimeistään kevätlukukauden alussa joku vanhempi osakunnan jäsen tai entinen jäsen.
Amiraalin tehtävänä on vastata tervahöyryretken järjestämisestä.
Amiraalilla on osakunnan juhlarahaston tilinkäyttöoikeudet retken järjestämiseksi. Amiraalin on esitettävä osakuntaneuvoston hyväksyttäväksi retken talousarvio kevätlukukauden aikana ja tuloslaskelma viimeistään kolme kuukautta retken jälkeen.
Amiraali kutsuu avukseen tervahöyrytoimikunnan.

28 § Historioitsija

Historioitsijan tehtävänä on huolehtia osakunnan toiminnan taltioimisesta. Historioitsija laatii selostuksia ja kertomuksia osakunnan tapahtumista sekä tallentaa osakunnan tapahtumiin liittyvää aineistoa. Historioitsijan tehtävänä on myös hoitaa ja täydentää osakunnan arkistoa ja kirjastoa ja pitää niistä ajan tasalla olevaa luetteloa.

29 § Lipunkantajat ja varalipunkantajat

Osakunnalla on kaksi lipunkantajaa ja kaksi varalipunkantajaa. Heidän tehtävänään on kantaa osakunnan lippua ja toimia airuiden tehtävissä osakunnan vuosijuhlassa, itsenäisyyspäivänä, yliopiston avajaisissa ja vuosipäivänä sekä muissa tilaisuuksissa, jossa osakunnan lippua tarvitaan. Lipunkantajat huolehtivat osakunnan lippujen sekä airutnauhojen siisteydestä.

30 § Apuisännät

Apuisäntien tehtävänä on avustaa isäntää tämän toimissa.
31 § Apuemännät

Apuemäntien tehtävänä on avustaa emäntää tämän toimissa.

32 § Ympäristövastaava

Ympäristövastaavan tehtävänä on huolehtia, että osakunnalla huomioidaan ympäristökysymykset osakunnan toimintaa suunniteltaessa ja uusia hankintoja tehtäessä. Ympäristövastaava päivittää osakunnan ympäristöohjelmaa tarvittaessa.